¿Cómo logro reuniones efectivas?

Las reuniones son una parte importante de nuestro día a día. Sea que trabajes por tu cuenta, en el sector público o corporativo, reunirse por lo menos una vez al día es casi inevitable. Aún en el ámbito personal, pareciera que no podemos librarnos de ellas.

El problema es que nos consumen demasiado tiempo, y precisamente por eso, muchos no quieren participar de ellas, o asumen una actitud negativa. ¿Cómo evitar que sean una pérdida de tiempo? .

¿Para qué es la reunión?

Seamos honestos, hay reuniones que se hacen por uso y costumbre, aunque no sean absolutamente necesarias. Hay otras que se hacen a la prisa, debido a alguna "emergencia" para atender asuntos imprevistos. Sea como sea, las reuniones tienen que tener un asunto. ¿Cuál es el motivo para que se convoca? Si te toca organizar una, aquí algunos tips.

La reunión debe tener un objetivo claro y un acercamiento adecuado

El primer paso para lograr una reunión efectiva es tener un objetivo definido. Su propósito será determinante para que puedas planificar adecuadamente lo que se discuta y decida allí.

Y cuando invites a los participantes, éstos deben saber cuál es el tema que se va a tratar. Incluso, puedes adelantarles varios de los puntos en la agenda, de modo que vayan preparados y con todo lo que necesitan para aprovechar bien el tiempo.

:o próximo es establecer cuál será la participación del resto del grupo. ¿Se trata de una reunión informativa o de toma de decisiones? ¿Vas a plantear un problema, en busca de soluciones? ¿Es para evaluar un asunto o documento, o para un intercambio de ideas (brainstorming)? La respuesta a estas preguntas es fundamental, para que elijas la estrategia, materiales, lugar y el tiempo que necesitas para tu reunión.

Si fuera necesario que lean un documento previo a la reunión, anéjalo en tu convocatoria, no sin antes proveerles un resumen de los puntos de dicho documento. Es una muy mala costumbre anejar archivos extensos, excepto que sea estrictamente necesario.

Ahora, si requiere que sean los participantes quienes traigan algún documento, idea, ejemplo o información para la reunión, indícalo de manera clara en la invitación a la reunión. Nunca asumas que "se sobre entiende", porque tal vez las demás personas están lidiando con otros asuntos al momento de leer tu mensaje, y no prestaron suficiente atención a tu entrelíneas.

Calendarizar, escoger el lugar y tiempo de duración

Un factor para que una reunión sea efectiva es escoger un día y hora acertados. Tal vez tus opciones en el calendario son limitadas, pero siempre puedes anticipar cuándo es el momento más productivo para conversar. Evita las reuniones un lunes a primera hora, igual que un viernes al final del día. Si no tienes más remedio, sé puntual, organizada y ve al grano,

Si tienes que escoger un lugar, siempre elige aquél que sea céntrico, limpio y que sea un área que propicie el diálogo. Toma en cuenta su accesibilidad, si en el grupo hay alguna persona con discapacidades y asegúrate también que no haya distractores (ruido, gente interrumpiendo). Si se trata de tu oficina, remueve de tu escritorio documentos confidenciales o triviales.

¿Cuánto debe durar una reunión?

Dependerá del tema y el número de participantes. Si aspiras a que todos ofrezcan un informe o sus comentarios sobre un asunto, desde luego que no va a durar diez minutos. Pero tampoco debes pasar de 30 minutos (45 como mucho). Si es una reunión ejecutiva, donde un grupo grande de personas tiene que detallar sus labores o logros, entonces puedes contar con que va a pasarse de una hora.

Si es para un asunto sumamente sencillo, ¿hace falta que sea una reunión en persona? A veces los colegas agradecen infinitamente que, en vez de sacarlos de la oficina por un par de horas, se reúnan vía teleconferencia o video conferencia. De este modo, todos se ahorran tiempo, lo que propende a la efectividad del diálogo.

¿La reunión es con quién...?

Invita sólo a las personas necesarias. Tener demasiadas personas atropella la oportunidad de diálogo y hace que el tiempo se te escape si todos quieren dar su opinión. La regla de oro es que los participantes tengan poder decisional.

¿Alguien no puede venir a la reunión? Si es una persona indispensable, puedes aceptar que envíe un representante que tenga la capacidad de tomar decisiones, o cuando menos, de ofrecer sugerencias a nombre del grupo que representa. Y si van a enviar a un representante, no dejes que sea un elemento sorpresa. Recomienda a los participantes que lo informen antes de la reunión, porque eso te ayuda a organizarte.

Si alguna persona se excusa, y entiendes que no es necesario que alguien lo sustituya, sé diligente en calendarizar una llamada con esa persona inmediatamente después de la reunión, para que le pongas al tanto de lo discutido y los acuerdos tomados.

Los roles en una reunión

Una buena práctica es la definición de roles y la participación del grupo.

Tu rol, como organizadora de la reunión, es de líder: tu función es dirigir el diálogo y garantizar que las conversaciones no se desvíen del tema.

Elige una persona que ayude a vigilar el tiempo, para hacer efectiva la conversación. Asigna además a alguien que tome los apuntes o minutas. Todas estas funciones se deben definir antes de que comience la reunión.

Nunca falta en una reunión un participante que, a propósito o sin quererlo, es más hablador o quiere tener el control de la reunión. Es tu tarea, como organizadora, mantener a esa persona en su lugar. ¿Significa que no lo vas a dejar hablar? No, sino que amable y educadamente, debes asumir la dirección de la reunión, evitando que "te roben" tu rol como líder.

Inicio de la reunión

En más de una ocasión he asistido a reuniones en que, quien las dirige, tiene un serio problema para romper el hielo. Comenta las noticias del día, las condiciones del tiempo, en fin... la creatividad en ese renglón nunca ha dejado de asombrarme.

¿He caído en esa trampa yo? Seguramente sí. Y debo reconocer que no hay peor enemigo de una reunión efectiva que no saber romper el hielo.

Piensa que las personas que asisten hacen un espacio en su ocupada agenda para discutir contigo asuntos importantes. Algunos quizás han tenido que atravesar media ciudad, pasar por el caótico problema de encontrar estacionamiento y atender llamadas en el camino, algunos a duras penas desayunaron o almorzaron... ¿y cuando llegan tú inicias mencionándoles que está lloviendo? Si fueras tú, ¿te gustaría estar en sus zapatos?

Una práctica amigable es recibirlos, con un café, una notita positiva en sus lugares o algo tan sencillo como imprimir la agenda con los asuntos a discutir. Eso ayudará a que las personas se relajen y enfoquen en la conversación que están próximas a tener.

La agenda impresa les da la confianza de que están allí con un propósito y ayuda para que vayan haciendo anotaciones sobre la reunión. Una notita positiva, por su parte, les deja claro que valoras su participación y que son importantes en las decisiones que están próximos a tomar.

Comienza tu reunión con una sonrisa y con un saludo educado. Házles sentir bienvenidos, importantes, a gusto. Vgila tus gestos, porque si son negativos, cerrarán los canales de comunicación y convertirán la reunión en un encuentro pesado.

Evita los chistes que no vienen al caso, y a menos que la reunión sea para asuntos religiosos, deja a un lado la lectura de motivaciones y pensamientos de celebridades (excepto que sean sumamente cortos y pertinentes para la agenda de la reunión), porque es tiempo que puedes ganar para la discusión.

Ve al grano

¿Recuerdas el tema de la reunión? ¿Aquél que enviaste en la convocatoria a las personas con quien te querías reunir? Ese debe ser el primer asunto a discutirse. Manténte siempre en el tema y con los puntos en agenda.

Seguramente el objetivo principal del diálogo requiera abordar otros sub-temas. En ese caso, anótalos y ordénalos por prioridad a favor del tema de la reunión, y los vas dicutiendo poco a poco.

¿Quieres que las personas te ofrezcan comentarios o ideas sobre algún asunto? Una estrategia para ser efectivos es pedírselos por escrito y de antemano. De esta manera, no sólo te aseguras de que se involucran en el tema, te ayuda a prepararte, y comenzar la reunión con tu "feedback".

Participación del grupo durante la reunión

Una reunión nunca debe ser restrictiva para los participantes. Aunque seas quien la dirige, no debes asumir que sólo tú puedes hablar o dar instrucciones. Los participantes deben sentir que sus preguntas y opiniones son bienvenidas.

Si van a tomar decisiones, diles que esperas que brinden argumentos claros y sustentados a favor o en contra de las alternativas, de modo que al salir, sea cual sea la determinación, sientan que han sido escuchados y que sus puntos de vista han sido considerados.

También es preciso que mantengas el diálogo sin que haya interrupciones cuando otros hablan, y que se evite el uso de celulares (excepto en casos especiales).

Establece un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.

Toma de decisiones y plan de acción

Toda reunión debe finalizar con decisiones a tomar o un plan de acción a seguir. La persona que toma la minuta debe recapitular lo que se ha discutido, leyendo los acuerdos a los que llegaron.

Estos acuerdos deben indicar claramente quién, cuándo y cómo se deben llevar los acuerdos y los participantes deben comprometerse a cumplirlos. Si hay alguna ambigüedad, han perdido su tiempo.

Las minutas o anotaciones deben enviarse a todos los participantes, cuanto más pronto, mejor. Éstas también deben indicar quién le va a dar seguimiento a los acuerdos. No todo tienes que hacerlo tú, si se trata de un trabajo en equipo. Y en la medida de lo posible, recordarles las fechas importantes para los asuntos que se discutieron, así como la fecha para la próxima reunión.

La meta con estas recomendaciones es ayudarte a ser más eficiente con el uso de tu tiempo en tus reuniones, pero también darte la mano para que seas más productiva y en un ambiente de menos estrés.